不装了, 8个PPT好习惯全抖搂给你

PPT大神与小白之间的差别有很多，除了设计的技术以外，恐怕连制作幻灯片的流程习惯也有很大的差异。

作为一个小白，如果你有细心留意过大神们做PPT时的那些习惯，你会发现大神们之所以能成为大神，不是没有道理的。

我经过这几年的设计经历，也逐渐的整理出了一些制作PPT时的习惯，相信可以给你一些启发。

做PPT前先了解使用场景

大到企业发布会小到个人工作汇报，PPT应用场景越来越多，这也就对PPT的设计有了更多的要求。

比如，我们都知道，平时常见的幻灯片尺寸有4:3和16:9两种。

当你把自己16:9的PPT放在老式的4:3的屏幕设备上播放时，所展示出来的画面会非常小。

如果临时改比例尺寸，你会发现版面的排版会变形得惨不忍睹。

除此以外，为了演示效果，一些品牌的发布会也经常会使用超宽屏甚至是环绕屏来展示PPT。

就像下面这样：

所以，当你要制作一份幻灯片时，你首先要确定尺寸要求，以及演示时的场地条件等等。

场地条件等因素多数不可控，因此我们至少要保证PPT的比例无误。

那该如何设置幻灯片尺寸呢？打开[设计]选项卡-[幻灯片大小]-设置参数即可：

这里我强调一下，系统默认的纵横距离最大值为142.24厘米，数值越大对应演示效果越清晰文件越大，根据自己需要调整即可。

设置自动保存和返回数

不知道各位有没有碰过这种情况：辛苦做的PPT还没来得及保存，电脑突然死机或断电，心态瞬间爆炸。

其实如果你设置了自动保存功能，那你大可不必担心，只要非人为关闭，其他诸如死机、软件崩溃、断电等情况，系统都会自动保存你所制作的文件。

设置方法为选中[文件]选项卡，点击[选项]中的[保存自动恢复信息间隔]，设置为1-3分钟保存一次即可。

除了自动保存外，PPT还自带一个十分人性化的功能[撤销操作步数]。

有时候操作失误，你就可以利用这个功能返回到上一个步骤。

在[文件]选项卡的[高级]菜单里，撤销步数最多可设置为[150]步。

使用空白版式

office主题版式为我们提供了十一种版式样例，但高手们经常会用到的一般都是[空白]版式。

空白版式因没有任何格式限制，所以具有很高的灵活性。

因为相对于空白，系统自带版式一些格式是无法修改的，比如字体大小到一定程度后无法继续增大，无法调整文本框大小等。

举个例子，我们来看几个国外设计公司Slidor的设计作品：

效果很出彩对吧，很显然它们不是用PPT自带的版式设计出来的，相反那些版式还会干扰设计。

当然，其他版式也不是一无是处，它们有时候是能为你提供一些排版布局的灵感的。

所以在制作PPT时，[空白]版式应是我们的首选，其他版式可以视情况决定要不要使用。

设置默认格式

不同的使用场景需要使用不同的主题字体和颜色，像中国风以宋体楷体为主，汇报类多以黑体为主。

如果你有几十页PPT，要是每次都需要你一个个手动去修改字体，那将会耗费你大量精力，而默认文本框则可以为我们省去这些不必要的工作。

举个例子，你为公司做了一份PPT，老板要求字体为思源黑体。

那么在做PPT之前你就可以先插入一个文本框，字体改为思源黑体，再右击文本框选择[设置为默认文本框]：

包括形状、线条等等都可以用同样的方法来设置默认格式。

默认文本框虽好用，但是它只能设置一种字体，而且只能在设置过默认字体的PPT中使用，你要是打开一份新的PPT，那就需要重新设置。

如果全文字体只需一种使用默认文本框还好说，若需要使用多种字体的话，就会非常麻烦。

所以我在这里向大家介绍一个稍冷门的知识点，设置默认主题。

我们知道在[设计]选项卡中，PPT提供了几十种主题样式，当你更换主题时，对应的字体和颜色也会随之更换。

同样的，字体和颜色也可以自定义主题。

你只需要打开[设计]选项卡，在幻灯片主题右侧有个[变体]的箭头按钮，点击箭头，再点击[字体]，你就能为PPT设置多种默认字体了。

在这里设置的中英文字体可以随幻灯片系统保存，这意味着你只需要打开字体主题即可随时调用。

打开字体库你就能看到当前设置的那些字体：

同理，颜色主题也可以根据自己的需要自定义颜色，在这里就不再赘述了。

参考线和网格

参考线和网格都是辅助排版的辅助工具，你可以利用它们来规划版面和对齐元素，在[视图]选项卡中你就能找到这两个菜单。

先来看[参考线]，下图中这些灰色的虚线就是参考线，用鼠标选中后你可以拖动它，也可以右击以后删减或增加它们的数量。

这些参考线有什么用呢？举个例子：

上图中字体和图表设计都没有什么问题，但看着画面太满，就看着不舒服。

而想留合适的页边距又很难保证左右距离相等，这时候参考线就很有必要了。

参考线可以帮你规划出一个合适的距离，用于区分内容区与留白区。

有了参考线再进行排版布局，得到的效果会更好。

除此以外，当你拖动元素并靠近参考线时，元素会被自动吸附到参考线上，简直是对齐排版的利器。

再来看[网格线]，它与[参考线]不同的地方在于，它可以将版面规划成多个网格，你可以利用这些网格来估计元素之间的距离大小。

需要强调的是，参考线或网格线最好能配合[标尺]一起使用，这样可以测量出更具体的距离。

自定义快速访问工具栏

PPT的功能非常多，有时候经常要用的菜单却隐藏得很深，光是找到它们都要花费大量时间。

而设置[快速访问工具栏]就可以替我们解决这个问题。

它的使用方法很简单，直接右击某个菜单，选择[添加到快速访问工具栏]，它就会出现在页面的顶部了（你也可以像我这样将其设置到页面底部）。

如果你有多个菜单要添加到工具栏里，你可以直接打开[文件]进入[选项]设置，找到[快速访问工具栏]，批量添加菜单：

合理运用外部软件

PPT作为一个主流的办公软件也有它的不足之处，比如抠图、处理图片等功能不怎么好。

此时我们就需要借助PPT以外的软件了，只有取众软件之长，相互补充，你才能做出更优秀的作品。

举个例子。

如何把下方图片统一排版成蓝色矩形大小？

如果使用布尔运算处理也可以，至少需要好几分钟，而借用[iSlide]插件几秒即可搞定。

你只需选中图片后按住[Shift]键再选中矩形，接着单击[iSlide]-[设计排版]-[裁剪图片]。

接着根据提示，就能将图片裁剪成统一的大小了。

再比方说像下面这样的效果，也可以用[iSlide]插件做出来：

借用[iSlide]的[矩阵布局]功能，几秒就能实现上面的效果。

还有抠图之类的工作，交给PS或是一些在线抠图网站，让专业的工具干专业的事，不必死磕PPT。

像[iSlide]这样的PPT插件还有很多，比如英豪插件、OK插件，多了解一些工具总没有坏处。

字体和兼容性

把一份PPT发出去之前，确保PPT的字体以及PPT文件的格式能跟接受者的电脑互相兼容，是一个合格的[PPTer的基本修养。

关于字体，我个人推荐大家使用系统自带的字体，因为如果别人电脑上没有你所用到的字体，那么当他们打开你的PPT时，可能就会出现字体变形的情况。

当然也有一些解决办法，比如让对方安装字体、把文字转化为PNG图片，这样就不会出现字体缺失的问题。

当然你还可以直接把字体嵌入到PPT文件中，这样对方打开PPT就不会出现变形的情况。